Politica de Confidențialitate

7.8 GDPR: POLITICA DE PĂSTRARE A DATELOR ȘI DE CONFIDENȚIALITATE 

Aceasta este Politica de Retentie a Datelor & Confidentialitate a FOOD DEVELOPMENT COMPANY LTD (UK) si filiala TRANSYLVANIA FOOD COMPANY SRL (RO)

Introducere

Recunoaștem că, în desfășurarea afacerii noastre, colectăm și procesăm date cu caracter personal dintr-o varietate de surse. Aceste informații personale sunt colectate în mai multe formate diferite, inclusiv scrisori, e-mailuri, documente juridice, înregistrări de angajare, înregistrări de operațiuni, imagini și declarații. Datele cu caracter personal sunt păstrate atât pe suport de hârtie, cât și în format electronic.  

Obiectivele politicii  

Afacerea noastră se va asigura că datele cu caracter personal pe care le deținem sunt păstrate în siguranță și că acestea nu sunt păstrate mai mult decât este necesar pentru scopurile pentru care sunt prelucrate. În plus, vom păstra cantitatea minimă de informații pentru a ne îndeplini obligațiile legale și furnizarea de bunuri sau/și servicii - conform legislației privind protecția datelor, inclusiv regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Datele nu vor fi niciodată partajate cu terțe părți externe. 

Retenţie  

Această politică de retenție (cu programul său) este un instrument utilizat pentru a ne ajuta să luăm decizii cu privire la faptul, dacă un anumit document ar trebui să fie păstrat sau eliminat. În plus, acesta ia în considerare contextul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal și practicile noastre comerciale.  

Deciziile privind păstrarea și eliminarea ar trebui luate în conformitate cu această politică.  

În cazul în care o perioadă de păstrare a unui anumit document a expirat, o revizuire ar trebui efectuată întotdeauna înainte de eliminarea documentului. Acest lucru nu trebuie să fie consumator de timp sau complex. În cazul în care se ia decizia de a dispune de un document, ar trebui să se acorde o atenție deosebită metodei de eliminare. 

Responsabilitatea  

CEO-ul este responsabil să țină acest program de retenție la zi, pentru a reflecta nevoile în schimbare de afaceri, noua legislație, schimbarea percepțiilor de gestionare a riscurilor și noi priorități pentru afacerea noastră. 

Administratorul este responsabil pentru a determina (în conformitate cu prezenta Politică) dacă să păstreze sau să dispună de documente specifice. 

Administratorul poate delega aspectul operațional al acestei funcții Asistentului Manager. 

Administratorul ar trebui să informeze CEO-ul în cazul în care există îndoieli cu privire la perioadele minime de păstrare sau în cazul în care păstrarea unui document este necesară pentru o cerere potențială.  

Dispoziţia 

Trebuie să ne asigurăm că datele cu caracter personal sunt eliminate în siguranță atunci când nu mai sunt necesare. Acest lucru va reduce riscul ca acesta să devină inexact, învechit sau irelevant. 

Metoda de eliminare ar trebui să fie adecvată naturii și sensibilității documentelor în cauză și să includă:  

 Înregistrări neconfidențiale: se pun în coșul de gunoi pentru eliminare  

 Înregistrări confidențiale: documente partajate  

 Ștergerea înregistrărilor computerului 

 Software on-line și stocare în cloud